Акт передачи штампов от делопроизводителя

Шпаргалка делопроизводителя

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых всеми видами печатей. Перечни документов составляются на основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении

Гербовые. Согласно федеральному конституционному закону «О государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 (в редакции от 12.03.2014 ) государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Составление актов в общем и кадровом делопроизводстве

Формы актов зачастую содержатся в нормативных документах, регламентирующих тот или иной вид деятельности. Например, форма акта о несчастном случае на производстве утверждена постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 № 73. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, содержат формы:

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Образец акта уничтожения печати

Утилизация, т.е. уничтожение печатей и штампов, происходит в организации по ряду причин. Одна из них – выход закона об отмене обязательного визирования документации с помощью печатей и штампов. Раньше, до выхода этого закона, все организации должны были использовать штемпельные изделия при работе с документами в обязательном порядке, теперь данная процедура не является обязательной. Право любой компании — продолжать или нет использовать клише в своей работе. Единственное условие — данный порядок должен быть закреплен локальным нормативным актом компании.

Обращаем особое внимание на то, что акт об уничтожении нельзя составить задним число в отношении клише, которые был потеряны или похищены. В этих случаях нужно подать заявления в полицию о краже или потере. Также об этом нужно сообщить в налоговые органы, банк и дать объявление в СМИ с целью предотвращения несанкционированного использования атрибутов фирмы мошенниками.

Делопроизводство от А до Я

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Интересное:  Составить договор на съем квартиры

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

Обработка входящей корреспонденции

Почту разложили, остались только те документы, регистрация которых осуществляется в вашем структурном подразделении. Теперь вскроем конверты и ознакомимся с их содержимым. Кстати, конверты с надписью «Лично», как правило, никем не вскрываются, а передаются адресату.

К сожалению, журнальная форма регистрации тем и неудобна, что не позволяет осуществлять оперативный контроль исполнения документов. Ведение контрольной функции в автоматическом режиме является одним из преимуществ СЭД, которые позволяют получать информацию о документах, находящихся на контроле в различных разрезах: видеть документы, находящиеся на исполнении как у отдельных сотрудников, так и у конкретного подразделения в целом; документы, срок исполнения которых истекает в определенную дату и т.д.

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2019 году

Для того чтобы подпись факсимиле была наделена юридической силой при обращении в суд, необходимо указать согласие компаний пунктом в договоре. Если между компаниями идет непрерывное и тесное взаимодействие, рекомендуется подписать соглашение о принятии такого вида подписи сторонами. В этом случае суд будет рассматривать документы, подписанные факсимиле, в качестве доказательств.

Вопрос относительно использования подписи факсимиле в документации бухгалтерского и налогового учета остается открытым на протяжении не одного года, что связано с тем, что в законе о бухгалтерском учете и налоговом кодексе не указана позиция относительно факсимиле.

В чем состоят должностные обязанности секретаря

  • определение сферы вопросов, при решении которых секретарь-делопроизводитель может принимать самостоятельные решения;
  • согласование на подписание документов определенной значимости;
  • степень доступа к конфиденциальной информации организации или учреждения;
  • описание права секретаря-делопроизводителя на внесение рекомендаций, которые позволять улучшить эффективность деятельности предприятия или организации.
  1. Профессиональные обязанности работника на должности секретаря-делопроизводителя.
  • обеспечение управленческой и административной поддержки руководству;
  • формирование рабочего графика руководства;
  • обеспечение деловой обстановки в компании или учреждении;
  • организация совещаний и приема посетителей;
  • составление и оформление документов;
  • ведение деловой переписки предприятия или организации с другими субъектами хозяйственной деятельности;
  • обработка и учет исходящих и входящих документов;
  • контроль над исполнением документов;
  • архивация документации;
  • ведение реестров документооборота.
Интересное:  Как заказать техпаспорт на квартиру

Организация работы делопроизводителя

Даже краткое изложение содержания Положения о службе делопроизводства показывает важность этого документа, четко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения.

Из основных целей и задач вытекает раздел «Функции». В нем необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые службой. Именно этот раздел больше всего отражает специфику организации. При написании раздела также можно воспользоваться примерными положениями, где функции перечислены достаточно подробно, и добавить те специфические виды работ, которые характерны для вашей организации. Например, учет и хранение договоров, создание и ведение конкретных баз данных, ведение библиотеки и т.д.

Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем подразделения, где готовился проект документа, другими заинтересованными должностными лицами, заместителем руководителя организации согласно распределению обязанностей.

Тексты справок, выдаваемых гражданам о подтверждении места работы, должности, заработной платы и других сведений, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица (при наличии), о котором сообщаются сведения. В конце текста или в правом верхнем углу указывается организация, куда представляется справка.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя на предприятии

  • ведение документооборота организации;
  • обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • перенаправление телефонных звонков;
  • контроль за своевременным исполнением документов в организации;
  • ведение архива документов в компании и т. д.
  • Права. Здесь прописываются полномочия сотрудника, используя которые, он сможет выполнять свои должностные обязанности максимально эффективно.
  • Ответственность. Здесь указывается мера персональной ответственности работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей. Здесь также можно указать критерии, по которым будет оцениваться качество и эффективность его работы.
  • Взаимоотношения. Тут называются источники информации, которыми пользуется работник при исполнении своих обязанностей. Если в обязанности работника включена работа со сторонними организациями, эта информация прописывается в этом же пункте.
  • Приложение. Этот пункт не обязателен, но его наличие максимально облегчит сотруднику организацию своего рабочего процесса. Сюда можно включить разнообразный справочный материал, включая образцы документов, протоколов, писем, оттиски печатей и штампов, примеры оформления документов, формы журналов регистрации, актов, номенклатуры дел, описей и т. д.
  • Должностная инструкция должна по всем пунктам соответствовать нормам трудового законодательства, иначе она будет считаться незаконной. И в случае, если между работодателем и работником возникнут судебные разбирательства, то при наличии незаконной инструкции суд всегда будет на стороне работника.