В какие сроки работодатель обязан предоставить прочие документы по заявлению работника

Статья 62 ТК РФ

Требований к содержанию такого заявления трудовое законодательство не содержит. Вместе с тем в заявлении работнику следует указать конкретные виды документов, копии которых ему необходимо выдать, а также обосновать соответствующее требование ссылкой на ст. 62 ТК РФ.

4. Как следует из ч. 1 комментируемой статьи, работодатель обязан выдать требуемые копии не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления. При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа (см. ст. 312.1 ТК и комментарий к ней).

Некоторые особенности выдачи работнику копий документов

Порядок выдачи и засвидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан, утвержден Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X (далее — Указ). Также порядок свидетельствования копий документов частично регламентируется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), которые носят рекомендательный характер. Некоторые организации применяют Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 (далее — Рекомендации).

К сведению. Форма справки утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н. В нее сведения вносятся на основании данных бухгалтерского учета и отчетности работодателя. Справка заполняется от руки шариковой ручкой черного или синего цвета или с использованием технических средств (компьютера, пишущей машинки), исправления не допускаются. Подписывают этот документ руководитель организации (обособленного подразделения) и главный бухгалтер. В нижнем левом углу справки проставляется печать организации, печать не должна закрывать подписи.

В какие сроки работодатель обязан предоставить прочие документы по заявлению работника

  1. При выдаче документов, касающихся нескольких работников, необходимо учитывать требования законодательства о персональных данных. Например, если работник запрашивает приказ о премировании, не следует выдавать ему полностью весь документ, т. к. помимо сведений, касающихся работника, там будут присутствовать данные других лиц. В таких случаях следует оформлять выписку из соответствующего документа, содержащую сведения только по самому обратившемуся.
  1. Должна существовать возможность выдать запрашиваемые документы. То есть при запросе нужно учитывать установленные сроки, в течение которых эти документы должны храниться у работодателя. Например, если бывший работник через 7 лет после увольнения просит документы по взносам в ПФР с 6-летним сроком хранения, может случиться так, что его запрос просто не смогут выполнить. Вместе с тем, если возможность выдать копии документов все-таки есть, их необходимо выдать.

В какие сроки работодатель обязан предоставить прочие документы по заявлению работника

4) справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Речь идет о справке о сумме заработка за 2 календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработка, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» не начислялись, по форме и в порядке, которые установлены федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социального страхования». Форма справки и Порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н.

Интересное:  Расчет налога на имущество калькулятор юридических лиц

По общему правилу выдача Справки должна быть осуществлена в день прекращения работы (службы, иной деятельности) у страхователя, в течение времени выполнения которой лицо подлежало обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. При невозможности вручить Справку непосредственно в день прекращения работы (службы, иной деятельности) страхователь направляет застрахованному лицу по адресу его места жительства, известному страхователю, уведомление о необходимости явиться за Справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте. В случае согласия застрахованного лица на отправление Справки по почте указанное лицо уведомляет об этом страхователя в письменном виде.

Документы, предоставляемые работнику работодателем

Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.

8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Работник запросил копии документов – выдавать или нет

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

  • копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
  • трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).
Интересное:  Если право на основной отпуск есть а по совмещению нет

Документы для работника: готовим и выдаем

Кроме этого, работодатель обязан предоставить работнику копии любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных». На это указывает ст. 89 ТК РФ, предоставляя такое право работникам в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя.

Помимо ст. 62 обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу, а на основании ст. 84.1 — копию приказа (распоряжения) об увольнении.

Документы, предоставляемые работнику работодателем

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Согласно Рекомендациям и Указу N 9779-Х запись о верности копии — соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:

Документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель 2019

Зарплата за фактически отработанное время считается за те дни в текущем месяце, которые ещё не были оплачены, и в течение которых увольняющийся работник фактически присутствовал на работе. Компенсация за отпуск полагается всем работникам, которые не успели использовать дни своего законного отдыха в текущем рабочем году вплоть до даты увольнения. Если работник отработал 11 месяцев перед увольнением и не ходил в отпуск, то он имеет право на получение компенсации в полном объёме.

  • приказ о приёме данного сотрудника на работу;
  • приказы о повышении работника в должности;
  • приказы о переводе работника в другие отделы;
  • трудовой договор;
  • допсоглашения, если они заключались;
  • медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
  • приказ об увольнении;
  • трудовая книжка.

Предоставление документов по запросу работника

В том случае, когда неизвестна причина отсутствия сотрудника на рабочем месте, в табеле поставьте буквенный код «НН». Если в дальнейшем сотрудник представит документы, подтверждающие болезнь, или будет признан факт прогула, табель нужно уточнить. В нем буквенный код «НН» исправьте на код «Б» – временная нетрудоспособность (болезнь) или «ПР» – прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин). Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Если организация применяет самостоятельно утвержденную форму табеля, то необходимые условные обозначения она также может утвердить сама.*

Сама по себе процедура наложения дисциплинарного взыскания не обязывает работодателя представлять документы работнику. С приказом о наложении дисциплинарного взыскания работника необходимо ознакомить по роспись в течение трех рабочих дней (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).