Виды секретарей и их обязанности

Обязанности секретаря по организации хранения документов и их использованию

При этом секретарь небольшого предприятия ведет основную документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии (принятым на предприятии порядком) и передает после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, организует хранение документов. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Подготовка секретарем исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или на уничтожение проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года. Первый этап подготовки документов к сдаче в архив заключается в определении сроков их хранения, который производится в процессе экспертизы научной и практической ценности документов.

Готовый реферат

При этом секретарь небольшого предприятия ведет основную документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии (принятым на предприятии порядком) и передает после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, организует хранение документов. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Подготовка секретарем исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или на уничтожение проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года. Первый этап подготовки документов к сдаче в архив заключается в определении сроков их хранения, который производится в процессе экспертизы научной и практической ценности документов.

Пресс-секретарь и круг его обязанностей

осуществление сотрудничества с другими пресс-службами, с различными СМИ, органами власти и т д ; формирование пула «доверенных» СМИ и журналистов; организация интервью руководителей со СМИ; освещение мероприятий, проводимых компанией, в СМИ; постоянное информирование СМИ о деятельности компании; организация мероприятий для прессы; подготовка информационных материалов и статей; редакция публичных речей руководителя компании; организация и проведение пресс-конференций, брифингов, пресс-туров и т.

основные заповеди пресс-секретаря Пресс-секретарь должен стать «вторым я» руководителя организации, его глазами и ушами . Чем дальше от руководителя пресс-секретарь, тем ниже эффективность действий последнего Пресс-секретарь не вправе допускать ситуации, когда руководить работой пресс-службы с прессой начинают помощники руководителя по административным, юридическим или другим вопросам Он призван быть непосредственным участником принятия управленческих решений Квалифицированный пресс-секретарь вникает в аргументы руководства и юридической службы и прогнозирует реакцию прессы . Это предполагает стратегическую оценку риска, связанного с осуществлением организацией того или иного действия Пресс-секретарь должен здраво мыслить и обладать чувством перспективы Зачастую встречаются ситуации, когда пресс-секретарь идет на поводу у руководителя, боясь высказать собственное мнение. Воздействовать на руководство — не самая легкая задача . Однако следует помнить, что в вопросах взаимодействия с прессой, формирования имиджа, подготовки текстов пресс-секретарь обладает куда большим опытом, чем руководитель . Умение вовремя подсказать, в каком коммуникационном направлении следует двигаться, — показатель профессионализма пресс-секретаря Пресс-секретарь не должен перегружать руководителя негативной информацией Доводить информацию до сведения руководства следует дипломатично Давая оценку выступлениям, нужно указывать на сильные стороны и анализировать уязвимые места . Пресс-секретарь в любой ситуации должен сохранять спокойствие. Очень часто люди, не знакомые с динамикой развития новостей, склонны беспокоиться по второстепенным, малозначимым вопросам . Известный американский политолог и социолог Питер Харт отмечал: «Множество политиков проводят качественные, агрессивные кампании и вдруг спотыкаются на каком-то мелком и глупом шаге Им достаточно увидеть одну негативную статью в прессе, и они уже думают, что против них развернута целая кампания» Пресс-секретарь должен помнить, что большинство возникающих проблем разрешимы, а большая часть чрезвычайных ситуаций проходит сама собой . Задача пресс-секретаря в кризисной ситуации заключается в умении отфильтровывать здравые мысли и решения, которые могут спасти положение, от наносной шелухи

Интересное:  Срок выдачи российского паспорта

План общие положения (уровень, виды и характер соревнований)

итоговый протокол, содержащий все сведения об этом виде программы (результаты всех попыток каждого участника с указанием скорости ветра в каждой попытке (для прыжков в длину и тройным) или в забеге, промежуточное время на отрезках дистанции в беге, время проведения каждого круга соревнования по дням и пр.).

первичные стартовые протоколы, т.е. протоколы первых кругов соревнования во всех видах программы. В них указываются составы участников первого круга в порядке их выступления по серии в квалификации или дорожкам в забеге, справочные данные на каждого участника (год рождения; разряд; команда; спортивное общество; лучший результат участника в текущем году; фамилия, имя, отчество тренера и т.д.);

Пресс-секретарь — это что за профессия? В чем заключается работа? Пресс-секретарь президента России

Так как пресс-секретарь — профессия, требующая постоянных контактов с большим количеством людей, то главное его качество – это коммуникабельность. Также он должен уметь хорошо писать и говорить. Ораторское мастерство – важнейшее требование к людям этой специальности. Традиционный набор качеств, необходимых хорошему пресс-секретарю, включает также ответственность, инициативность, пунктуальность. Он должен быть внимательным и сдержанным человеком, ведь в какой-то мере по нему судят обо всей организации. И, конечно, такой специалист должен быть профессионально подготовлен и хорошо образован.

По этой же причине нередко в профессию приходят филологи, которые умеют писать тексты любой направленности. Как это часто бывает в рекламе, в пресс-секретари приходят люди с самым различным базовым образованием. Так, здесь немало специалистов по международным отношениям, юристов и экономистов.

Карьерный рост секретаря или виды секретарей

Я действительно работала секретарём, когда было несколько руководителей, т.е. генеральный и его замы, но так, чтобы все кому не лень подкидывали свою работу. это называется — беспредел. Если Вы действительно прегружены работой по «самое немогу» — требуйте повышения ЗП, причем требование должно быть обосновано, исходя из должностной инструкции, фактически выполняемой работы и занятости в целом (прегруженности, если таковая имеется). А если откажут, то смело можно тыкать ДИ особо наглым в нос и отправлять лесом, если хотите работать секретарём, а не секретаршей на побегушках.

Вы как-то странно классифицирует. Все зависит от масштаба компании. Рассказывали, что в маленьких компаниях секретари занимаются КДП, в крупных, наоборот, офис-менеджер это человек который управляет десятками людей и организует все процессы, касающиеся жизнеобеспечения офиса.

Интересное:  Порядок проведения аттестации тк рф

Делегирование полномочий

Однако существует комплекс управленческих задач, решение которых следует оставить за руководителем. Долг первого лица в фирме — принять на себя выполнение задач с высокой степенью риска, содержащих аспекты стратегической важности и носящих конфиденциальный характер и все необычные, выходящие за рамки сложившегося регламента и традиций операции.

В рамках управленческой структуры происходит рациональное распределение и перераспределение прав, обязанностей и ответственности между ее субъектами. Этот процесс, принципы которого были разработаны в 1920-х гг. П.М.Керженцевым, получил название «делегирование организационных полномочий и ответственности».

Обслуживающие функции секретаря

Масштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих ее элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий предъявляют повышенные требования к качеству современного управленческого персонала. Это утверждение в равной степени относится ко всем категориям работников сферы управления. Незыблемо сохраняются в теории и практике менеджмента основные функции управления, открытые и постулированные еще А. Файолем: от распорядительства до контроля, координации и стимулирования. Но их содержание, соотношение в реальной деятельности руководителей различных уровней претерпевают кардинальные изменения. В качестве «показательного» примера стоит назвать функцию прогнозирования. Степень самостоятельности, вариантность выбора при принятии решений в условиях рыночных отношений и конкурентной экономической среды стали иными. Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители должны больше заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчиненным. Незаменимым помощником руководителя в его разносторонней управленческой деятельности является секретарь.

– организует приём посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.

Официальные лица и их обязанности

главный секретарь отвечает за ведение всего документооборота на соревнованиях; следит за подсчетом и своевременным опубликованием результатов; после окончания соревнований предоставляет всем представителям участвующих команд протоколы результатов в напечатанном виде в полном объеме; обеспечивает главного судью необходимыми документами для рассмотрения протестов;

спасатель в соответствии с обстоятельствами спасает участников, которые перевернулись и покинули лодку; он должен иметь в своем распоряжении необходимое оборудование для спасения и оказания первой помощи, должен быть готов оказать эффективную помощь пострадавшему участнику;

Виды секретарей и их обязанности

За 1 – 1, 5 ч до начала совещания секретарь готовит для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой и стакан (для выступающих) или минеральную воду и т. п.

Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входят раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя; сообщение руководителю об опоздавших; сообщение руководителю об участниках совещания, которые просят слова; предупреждение о наступлении времени перерыва.