Внутренняя опись личного дела

Внутренняя опись личного дела

Процесс делопроизводства на любом предприятии представляет собой целый комплекс мероприятий по составлению, формированию, применению, актуализации и хранению (архивированию) большого количества документов. Для создания правильного систематизированного учета и быстрого поиска применяется внутренняя опись документов дела. Особое значение присутствующий в каждой папке перечень имеет для ценных бумаг, а также документов, входящих в категорию особых или секретных.

В случае утраты, утери или повреждения документов наличие внутренней описи не создаст особых проблем при восстановлении. Все отраженные в перечне реквизиты и подробное описание каждого документа предоставляет возможность создать точное представление о структуре и информационном содержании каждой бумаги.

Внутренняя опись документов личного дела

  • трудовой договор;
  • заявление о приеме на работу
  • личные заявления работника;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • инструкции (по охране труда, должностная);
  • личная карточка сотрудника;
  • копии диплома, аттестата и иных документов об образовании;
  • копия ИНН;
  • копия СНИЛС;
  • копия паспорта;
  • автобиография;
  • аттестационные листы;
  • характеристики и рекомендации.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, должны быть оформлены, описаны и подготовлены к передаче в архив организации. Составление внутренней описи документов — это один из элементов оформления дела (п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Помощь: Оформление документов личного дела работника: внутренняя опись

Согласно требованиям указанных нормативных актов внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают двум условиям: во-первых, дело должно передаваться на хранение в архив и соответственно иметь постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения (примечание); во-вторых, заголовок такого дела должен быть «глухим», т.е. по нему нельзя однозначно определить содержание документов дела (например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в этом деле содержатся автобиография, копии документов об образовании, награждении государственными наградами, списки научных трудов, копии приказов по личному составу и др.).

Необходимость составления внутренней описи к личным делам определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству. Наряду с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция), к таким нормативным правовым актам относятся Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (п.8.2), и Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные постановлением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (п.5.1.20), в которых содержится норма прямого действия, предусматривающая составление внутренней описи к документам личного дела.

Интересное:  Бывший собственник квартиры не выписывается из

Внутренняя опись документов личного дела

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Рассылка новостей журнала «Отдел кадров»

во-­вторых, необходимо, чтобы заголовок такого дела был «глухим», т.е. по нему нельзя было однозначно определить содержание документов дела (например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в деле содержатся автобиография, копии документов об образовании, награждении государственными наградами, списки научных трудов, копии приказов по личному составу и др.).

Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 (далее — Основные правила работы архивов).

Внутренняя опись личного дела

Личное дело работника представляет собой папку, в которой собрана информация, касающаяся работника и его трудовой деятельности. В личном деле можно храниться множество различных документов, для того чтобы в них не потеряться оформляют внутреннюю опись документов.

Грубо говоря, опись представляет собой перечень всех документов личного дела работника. Каждый лист каждого документа в деле имеет свой номер, зная этот номер, можно легко найти нужный документ в папке. В опись документов личного дела как раз включают перечень всех документов с указанием номеров листов, где они расположены в папке.

Интересное:  Входит ли учеба в льготный стаж педагога

Образец заполнения описи документов в личном деле работника

Вопрос, вести или нет личные дела в прочих организациях, остается на их усмотрение. Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия.

Опись документов в личном деле работника — образец ее вы найдете в нашей статье. Это вкладыш, где перечислены документы, вложенные в папку с личным делом, собранную индивидуально для каждого сотрудника. Как составить опись и в чем она поможет кадровику, читайте ниже.

Составление внутренней описи документов личных дел

Обычно опись составляется при оказании архивных услуг. Внутреннюю опись можно сравнить с оглавлением в книге. Она делается когда дело сформировано окончательно, но ещё не переплетено. Однако, и после архивного переплёта к личным делам несложно добавить опись, подклеив её на обложку с внутренней стороны.

Эти разделы оформляются в таблицу, которая завершается итоговой записью. В ней цифрами, а затем прописью, указывается число документов, которые включены в личное дело. Кроме этого, внутренняя опись документов личного дела может состоять из одного или нескольких листов, поэтому, в итоговой записи указывается количество листов в данном документе. После этого ставится подпись специалиста, заполнившего опись, и дата.

Опись документов личного дела

Процедура ведения личных дел предусмотрена в обязательном виде в бюджетных и госучреждений. Коммерческие предприятия выполняют это действие на свое усмотрение. Если же личное дело на работника заводится, то в него следует включить опись, поясняющую его содержание.

  • № по порядку;
  • индекс документа, который проставляется на нем в момент его внесения в дело работника;
  • дата выписки, указанная на самом бланке;
  • наименование и заголовок;
  • номера листов личного дела, на которых располагается регистрируемый документ;
  • примечание — оставляется графа для необходимых поясняющих пометок.

Личное дело сотрудника

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.